Есть документы, которые никто не считает важными, пока они не нужны прямо сейчас. Сюда попадают фирменные бланки. Они не решают стратегических задач, но помогают ежедневно делать письма и бумаги аккуратнее, быстрее и спокойнее.
Бланк держит в одном месте то, что люди постоянно ищут в старых файлах. Название компании, адрес, телефон, почта, банковские реквизиты. Когда это уже напечатано, сотрудник не перепечатывает данные вручную и не рискует ошибиться в одной цифре. А получатель видит, что документ оформлен нормально.
Где бланки востребованы
Бланки используют там, где много переписки и приложений к договорам. Это продажи, закупки, бухгалтерия, логистика, строительство, сервис, медицина, обучение. На бланке печатают официальные письма, сопроводительные записки, гарантийные письма, ответы на запросы, заявления, внутренние распоряжения. Это один лист, который задает единый стандарт для документов, уходящих из компании каждый день.
Часто фирменный бланк просят банки и крупные заказчики. Им важнее спокойное подтверждение источника документа, чем красивый дизайн.
Какие требования предъявляют к фирменному бланку
У бланка есть простая задача, не мешать работе. Текст должен читаться с первого взгляда, а поля должны быть удобными, чтобы при печати из Word или из учетной системы ничего не съезжало к краю. На бланке должно быть легко поставить подпись и печать. Бумага должна спокойно проходить через офисный принтер и не давать просветов.
Самый частый формат, А4. Он подходит для писем, счетов и приложений. Для коротких внутренних форм берут А5. По бумаге обычно выбирают офсет 80 г/м2. Он привычный и нормально ведет себя при подписи. Если хочется плотнее, заранее проверьте пробный лист на своем принтере, чтобы избежать зажевывания и смещений.
Нюансы печати бланков, которые лучше учесть заранее
Основные проблемы появляются не на печатной машине, а до нее. Самое неприятное, это устаревшие реквизиты. Компания меняет банк или адрес, а на складе остается пачка старых бланков. Потом они случайно уходят клиентам, и начинается цепочка уточнений. Поэтому разумнее печатать тираж на несколько месяцев и хранить актуальный макет в одном месте.
Вторая частая ошибка, перегруженный фон. На экране он выглядит аккуратно, но на бумаге мешает читать и писать. Если поверх бланка будет печататься текст, фон должен быть очень легким. Тогда документ остается чистым и понятным даже при печати на обычном принтере.
Еще один риск, качество логотипа. Если логотип прислали маленькой картинкой, он может стать размытым. Лучше использовать исходник в хорошем качестве, особенно когда речь идет про бланки с логотипом для клиентов и партнеров.
Технические аспекты печати, короткий список для согласования
Ниже пункты, которые помогают сделать заказ предсказуемым.
1) печать бланков планируйте под реальный поток документов, чтобы тираж не залеживался
2) изготовление бланков небольшим тиражом удобно для старта или теста нового макета
3) офсетная печать подходит, когда нужен объем и одинаковый результат в каждой пачке
4) цифровая печать выручает, когда нужно быстро и когда версий бланка несколько
5) бланки с логотипом лучше делать без тяжелых заливок, так текст читается легче
6) бланки на заказ можно разделить по отделам, чтобы поля и подписи совпадали с работой
7) макет проверьте на пробной распечатке, чтобы увидеть поля и отступы глазами
8) реквизиты сверяйте по актуальным документам перед запуском тиража
9) нумерация помогает в учете заявок и обращений, особенно в сервисе и логистике
10) самокопирующиеся бланки полезны, когда копию нужно сразу отдать клиенту
11) доставка требует нормальной упаковки, чтобы листы приехали без заломов
Как избежать переделок
Самый надежный способ, пробный оттиск. Он показывает, как выглядит шапка, достаточно ли контраста и не уехали ли поля. Плюс на пробнике можно проверить печать поверх бланка на вашем принтере. Иногда одна настройка в драйвере меняет результат сильнее, чем смена бумаги.
Если бланк будет заполняться в Word, сделайте шаблон сразу под ваш макет и сохраните его в общем доступе. Тогда сотрудники не будут двигать поля руками и ломать верстку. И полезно подписывать коробки по версии макета, чтобы при обновлении реквизитов старые листы не смешались с новыми.
Типография Михаила Фурсова — это собственное полиграфическое производство в Санкт-Петербурге. Поможем подобрать бумагу, проверить технические требования, рассчитать тираж и сделать печать бланков под любые задачи. Обсудить заказ можно по телефону +7 (812) 646-33-77. Примеры работ и дополнительные контакты вы найдете на сайте типографии
